Zoomの使い方②主催者側

Zoomを活用しての取り組みが急速に加速している近頃。コロナ以前からZoomを活用してたくさんの取り組みを行っています。Zoomで開催されるイベントに参加してみたい方、またZoomを活用して様々なことを主催したい方に役立つ事があれば良いなと私が気づいた事などをシェアしたいと思います。実際に使用してきて感じたことなどを交えながら書いてみたいと思います。

①Zoomアカウントの作成

主催をする場合は、アカウントを作成する必要があります。無料プランと有料プランがありますが、できる機能が変わってくるのでセミナーを主催したり、オンラインレッスンを開催される場合は有料をおすすめ致します。

facebookでのサインアップはオススメしません。Zoomを使用してる間中、facebookが使われますし、乗っ取られたりすると、Zoomにも影響がでるからです。

無料か有料かを選択します。

個人使う場合は、プロです。
支払い方法も月払いか年払いがあり、年払いにすると少しお安くなります。

支払い方法はPayPalかクレジットカードになります。月払いでも年払いでもキャンセルしない限り自動更新となってます。

更新したくない場合は、
マイアカウント→支払い と進み、
プランの選択タブでプロアカウントの
「登録の停止」をクリックします。
登録を停止してもプロアカウントは1年間有効なので、
いつでも自動更新の登録を再開できます。
登録が完了するとこのようなメールが届きますので、
アカウントをアクティブにして下さい。これで、アカウントの作成は完了です。

無料とプロの違い

無料アカウントの場合でも、画面共有などほとんどの機能が使えます。人数も100人まで大丈夫なのですが、無料だと以下の制限があります。

①3人以上になると40分の時間制限がある。

②クラウドレコーディングができない。

③共同ホスト、投票機能が使えない。

1対1のコンサルティングやミーティングで使用の場合は無料アカウントでも十分ですが、セミナーやレッスンを開催する場合は、プロアカウントが良いと思います。プロのアカウントですと、1回のミーティングにつき24時間使うことができるので、無料と違ってレッスンの途中で切れる心配もありません。24時間のセミナーやレッスンはほとんどないと思いますので。

②ミーティングの作成

アカウントが登録できたらミーティングを作成します。

左端のミーティングのボタンを押すと、新しいミーティングをスケジュールすることができます。定期的に行うセミナーやレッスンの場合は、同じミーティングIDを使うことができるので、事前に作成し、定期ミーティングに設定しておくと便利です。毎回ミーティングを作成する手間が省けます。

ミーティングごとのオプションなども設定することが可能です。

繰り返し開催されるセミナーやレッスンは定期開催にしておくと便利です。

定期ミーティングにチェックをすると、各ミーティングについての設定が可能です。

いくつかのセミナーやレッスンを開催する予定がある場合は、事前に各ミーティングを作成しておくと良いですね。それぞれのミーティングIDが作成されます。ミーティングIDは自動で取得するパターンと自分の個人IDを使用するパターンがあります。また、パスワードを設定することも可能です。セキュリティ強化のため、パスワードを設定することをおすすめします。

こちらにチェックをするとIDのみでは入ることができませんので、セキュリティ強化に繋がります

作成したミーティングはこのように表示されます。

スケジュールされたミーティング。時刻、開催頻度、何曜日など。

これで、ミーティングを作成することができました。

このボタンを押せばミーティングが始まります

作成した、ミーティングのIDとパスワードをお伝えするか、参加用URLを送り、参加者にミーティングルームへ参加してもらいます。リンクを貼って送れば、参加者はクリックするだけで、参加することができるので、zoomに慣れていない人には参加用のURLをお送りする方がスムーズだと思います。

後は、ミーティングを開始し、セミナーやレッスンを始めるだけです。

③Zoomでできること

zoomでできる基本的なことを羅列していきます。

①チャット機能

セミナーの間にチャット機能を使用して全員もしくは、個別にメッセージを送ることが可能です。参加者も全員にむけて、または個別のプライベートチャットを送ることができます。セミナーの間はマイクがミュートになっている場合が多いのですが、途中で伝えたいことがある場合に参加者に使用してもらうと、セミナーを中断することなく伝えたいことが伝えられます。人数が多い場合、発言する方が限られたりすることもありますが、チャット機能をうまく利用して、意見を述べてもらったりすると、一体感が生まれセミナーがさらに良いものとなるかもしれません。

画面右下の詳細から、チャットを選択します。
このように、チャットを使って伝えたいことが伝えれます
宛先を変更することで、個人的にプライベートメッセージを送ることも可能です。
何か資料を共有したい場合などに、ファィルをチャットに送ることもできます

②画面共有

主催者側が見ている画面を相手に共有することができます。セミナーなどでは、パワーポイントやkeynoteで作成した資料を共有しながら、お話を進めることが可能です。

画面を共有ボタンから共有することが可能です。
おすすめとしては、共有したい資料をあらかじめデスクトップに出しておくと、共有する時間が短縮できるので、スムーズに進めることができます。

主催者は、画面共有を行うと参加者の様子が確認しにくくなるので、メインのデバイスと予備のデバイスの2つを使用することをオススメ致します。パソコンとタブレットという様に2つ入り、2つ目を共同ホストにしておくことで、万が一メインのデバイスが何らかのトラブルで切れてしまったとしても、ミーティングが終了されることがないので安心です。

参加者リストから、共同ホストにしたい人を選択するだけです。

画面共有機能では、ホワイトボードを使用することができます。

主催者、参加者共に、ホワイトボードに書き込みができるので、意見を出し合う時などにとても便利です。

書いたものを保存しておくことも可能です。
右端の保存ボタンからデータを記録することができます。

③ブレイクアウトルーム

ブレイクアウトルームは、Zoomミーティングを最大で50の別々のセッションに分割することができます。ミーティングのホストは、ミーティングの参加者を、これらの別々のセッションへ自動的にまたは手動で分割することを選択できます。メインルームからブレイクアウトルームへ移動してもらい、個別でディスカッションをしてもらうときにオススメの機能です。

イメージはこれから
この形にすることができます

ブレイクアウトルームを使う時は、各ミーティングをミーティングの設定からブレイクアウトルームをオンに設定しておく必要があります。

こちらがオンになっていないとブレイクアウトルームを作成することができません。ミーティング開始前に設定しておく必要があります。

詳細の中からブレイクアウトルームを作成します。注意点としては、ホストしかルームを作成できないことです。共同ホストでは作成できないので、パートナーなどと一緒にセミナーなどを開催する際に、画面操作をする方がホストに設定されているか確認していただく必要があります。

参加者をいくつかのルームに割り当てることができます。自動で割り当てることもできますし、ホスト側が手動で振り分けることも可能です。

ブレイクアウトルームに参加者を振り分けると、参加者の画面にはこの様に表示がでます。

参加者は参加ボタンを押すとブレイクアウトルーム
に入ることができます。

主催者はあらかじめブレイクアウトセッションの時間を決めて、時間の1分前にブレイクアウトルームを閉じます。

参加者の画面にはこの様な表示がでます。1分経つと自動でメインルームに戻ります。

ブレイクアウトルームは、いくつかのグループに別れてディスカッションをしてもらったり、意見を出し合ってもらう場などに活用できます。

④投票機能

セミナーやワークショップを開催する際にアンケートを実施したい時に、投票機能を使うことができます。質問を複数作成できますので、講座前、講座中、講座終了時など複数回、内容の異なったアンケートを取ることが可能です。

その場で、アンケートが実施できるので、とても便利です。しかし、単一、もしくは複数の選択肢のみの設定になり、記述はできません。

セミナーなどを開催する前に事前に設定しておく必要があります。ミーティングの設定から、下の方にスクロールしていくと投票中ですのボタンがあります。こちらをオンにします。

投票中ですの設定ができたら、投票を設定したいミーティングを選び、ミーティングを編集します。下の方にスクロールすると、投票をまだ作成していません。と表示されています。追加ボタンから、投票を作成します。

追加ボタンを押すとこの様な画面が表示されるので、アンケートの内容を入力していきます。

この様な感じで、聞きたい内容を入力し、回答も1つもしくは複数を選ぶことができます

作成が終わると先ほどの画面がこの様に変わり、アンケートの作成終了です。

これで、アンケートの作成は終了です。

セミナーを開催した時に、投票ボタンから参加者に回答してもらうことが可能です。

この投票ボタンをクリックします。
投票の起動ボタンを押すと、参加者の画面にアンケートが表示されます。
参加者の画面にはこの様に表示されます。
参加者が回答をすると、回答した項目が表示されます。全員が回答を終えると、結果を参加者にも共有することが可能です。

セミナーなどを開催した時にフィードバックが欲しい時などに活用することができます。また、投票の結果をダウンロードすることもできます。

レポートからミーティングを表示します

作成ボタンを押すとダウンロードができますので、PCに保存することができます

⑤ミーティングの録画

会議などで使用する場合、不参加の方に録画したものを見ていただくこともできますし、ミーティングの振り返りなどを行うことが可能です。詳細ボタンをクリックすると、このコンピュータにレコーディングかクラウドにレコーディングを選択することで、録画が可能になります。パソコンに保存されるか、zoomのクラウドに保存されるかの違いになります。

無料版では、パソコンに保存のみになりますが、有料版では、クラウドに録画ができます。クラウド録画しておけば、ファイルのダウンロードやストリーミング配信がブラウザから実行できるので便利です。

⑥その他の機能

1、名前の変更

大勢の方が参加される場合などには、自分の名前を変更したり、出身地を入れたりしてもらうことで、どんな方が参加されているのか把握しやすくなります。

ご自身の名前の横にある詳細ボタンから変更することが可能です。

2、リアクションボタン

大勢の方が一斉に話をすると、誰が話しているのかわからなくなったりします。参加者に資料が見えているか確認したり、問題がないか確認する際に、リアクションボタンを使って、反応してもらうことで、解決できます。

3、ミュートの設定、解除

名前の横にミュートボタンがあります。参加者の方には、予めミュートに設定してもらうようにお伝えし、発言する時のみ解除していただく様に事前にアナウンスしておくと良いかと思います。雑音が入ったりすると、集中力が途切れたり、肝心なことが聞こえなかったりして、セミナーのクォリティを下げることになるかもしれません。また、ホスト側は、参加者のマイクをミュートにすることができます。雑音などが入った際には、ホスト側からミュートにする場合があることをお伝えしておくと親切かと思います。

まだまだ、他にもたくさんの機能がありますが、私が使用していて知っておくと便利だなぁと思うことをあげてみました。デバイスによって、表示されている内容が若干違ったりする場合もありますので、ご了承いただけると幸いです。

私が、zoomを使用していて感じていることは、事前準備とフォローがとても大切だということ。各ミーティングで行いたいことを事前に設定しておくことや、万が一ミーティングルームなどに入ることができなかった場合の連絡手段なども決めておく方が良いと思います。

またセミナー中に、参加者の方の集中力が途切れてしまわないような工夫だったり、参加者の方の様子をできる限り把握しておくことも重要です。また、セミナー後にわからないところがあった方などへのフォロー体制が取れるとより良いセミナーになるのではないでしょうか。zoomでも、リアルでもこの辺りは共通しているかと思います。

たくさんの方がzoomを使用していろんなことにチャレンジできたら嬉しいなぁと思います。

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